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Como hacer un buen inventario

Como hacer un buen inventario

19 de Diciembre de 2012

 

Tener actualizado el inventario es una de las tareas más arduas de todo comercio minorista. Llevar a cabo un sistema fácil y unificado es una cuestión básica para que esta tarea no nos proporciones problemas.  Pero,  ¿qué sistema podemos llevar a cabo y por qué es aconsejable hacer inventario de manera rutinaria? excel

Llevar a cabo un inventario periódico es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier comercio. No es nada aconsejable hacer un único inventario a final del año, ya que no sabrás cómo va tu empresa realmente hasta entonces. Por ello, es necesario llevar a cabo un sistema sencillo, fácil y unificado para hacer que este proceso sea lo más rápido y efectivo posible.

En cuanto a la frecuencia de la realización del inventario, esto dependerá del volumen de ventas y de número de productos que se tenga. Lo normal es mantenerlo actualizado diariamente (sobre todo en comercios grandes cuyo sistema está automatizado), aunque si tu empresa tiene poco volumen de ventas puedes establecer una periodicidad semanal.

La importancia de hacer inventario

Tener un inventario actualizado nos puede ayudar en diferentes aspectos:

  • Financieramente: nos ayuda a tener una idea más aproximada de cómo va realmente nuestro negocio y conocer el valor actual de nuestro inventario.
  • Servicios de atención al cliente: tendremos controlado en todo momento nuestro stock y así, podremos ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes. Controlaremos mejor la cantidad de productos que tenemos, los plazos de entrega por parte de nuestros proveedores, etc. Nos ayudará, en definitiva, a conocer mejor las necesidades de nuestros clientes.
  • Productos: sabremos los productos de los que disponemos y, además, podremos ver claramente los artículos que más se venden, los que menos, etc.
  • Robos: detectaremos rápidamente los pequeños hurtos que, si se producen durante un largo período de tiempo, puede ocasionar problemas graves en nuestra financiación.

Sistemas de control de stock

Existen muchas formas de controlar el stock. La forma más tradicional es llevar un recuento manual, donde cada producto se le asigna una referencia y se realiza una hoja donde aparezcan datos como el proveedor, plazos de entrega, descripción del producto y demás datos relevantes. Es importante que en los tickets de las ventas aparezca el código y hacer cada día o, cada semana, la actualización del inventario a través de estos tickets. Este mismo recuento, en vez de ser manual, se puede hacer a través de un Excel.

En los últimos años han ido apareciendo numerosos software especializados en la realización de inventario. Muchos software de caja ya tienen integrados esta función. Así, el software imprime código de barras y va descontando los productos del inventario directamente cuando se realiza la compra. Por otro lado, te permite crear fácilmente estadísticas, records, que nos serán muy útiles en la gestión de nuestro negocio.
Sea cual sea el método que elijas, escoge un método sencillo y eficaz. Además, es importante que escojas el sistema que vas a utilizar lo antes posible, ya que cambiar de sistema resulta muy laborioso.

Datos importantes en la realización del inventario

En todo inventario tendríamos que tener:

  • Un sistema de códigos para cada uno de nuestros productos. Es esencial poder diferenciar cada producto con un código único. Si te decides por un sistema más manual, asegúrate de establecer una codificación que puedas utilizar infinitas veces. Por ejemplo, un buen método es establecer las letras iniciales del proveedor seguido de números.
  • Realiza un listado de productos que se venden bastante bien, pero que no puedes tener gran cantidad de ellos en stock (porque son perecederos, o porque ocupan mucho sitio, etc.). Es muy importante tener controlados estos artículos en todo momento: controlar el número que disponemos diariamente, los plazos de entrega, etc.
  • Realiza un listado de productos que no se venden y que llevan mucho tiempo en el almacén. Es esencial que te saques estos productos cuanto antes. Además, tener controlados estos productos nos ayudará a saber rápidamente qué productos podemos promocionar. A veces es más rentable venderlos al mismo precio que los compramos que mantenerlos, ya que ocupan sitio en nuestro almacén y esto también cuenta dinero.
  • Realiza una lista de productos estrellas cuyas ventas hayan aumentado. Este listado nos permite saber qué productos debemos disponer en todo momento. Ten en cuenta que las modas pasan y es importante disponer de ellos cuando nuestros clientes lo demandan.

En definitiva, tener controlado en todo momento los artículos de los que disponemos y necesitamos nos ayudará a tomar decisiones en nuestra empresa y, saber los productos que más y que menos se venden, también. Por ello, un inventario actualizado es esencial para el buen funcionamiento de un comercio.

Un último consejo: realiza un inventario físico al menos a finales de cada año. Ya verás como no siempre tiene que cuadrar con nuestros listados y nos dará una información 100% real, aunque…, claro está, ¡eso sí que es laborioso!

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